계정 관리표가 있더라도 누가 지금 로그인할 수 있는지 확인할 수 없다면 표는 오래된 명단일 뿐입니다. 사람 이름이 붙은 계정, 조직 공용 계정, 자동화에 연결된 계정을 모두 파악해야 업무 중단과 권한 누락을 줄일 수 있습니다.
서비스별로 계정 식별자, 용도, 소유 부서, 실무 담당자, 관리자 권한 보유자, 마지막 확인일을 적습니다. 비밀번호 자체를 목록에 넣지는 않습니다. ‘사용 중’이라는 표기와 실제 접근 가능 여부를 대조하고, 퇴사자나 역할이 바뀐 직원의 권한을 우선 점검합니다. 연동된 자동화가 있다면 그 계정을 비활성화하기 전 영향을 받을 작업을 확인해야 합니다.
목록은 계정 생성과 권한 변경 과정에 붙여 관리합니다. 새 계정이 생기면 누가 어떤 승인으로 만들었는지, 공용 계정의 책임자는 누구인지 함께 기록합니다. 계정을 없앴다면 연결된 문서, 예약 시스템, 발행 도구의 소유권 이전 여부도 확인합니다.
정기 점검 때에는 목록에서 몇 개를 골라 실제 로그인과 권한을 확인하고, 서비스 관리자 화면에서 목록에 없는 계정을 역으로 찾습니다. 한쪽만 대조하면 누락을 놓치기 쉽습니다. 계정 수를 줄이는 것보다 각각의 접근 목적과 책임이 현재 운영에 맞는지 보이는 상태를 만드는 것이 먼저입니다.
특히 조직 공용 계정은 담당자가 한 명만 바뀌어도 인수인계가 끊길 수 있습니다. 비상시 복구 수단과 관리자 연락 경로를 회사의 정해진 보안 절차에 따라 기록합니다. 계정 목록에 로그인 비밀 정보나 복구 코드를 직접 붙여 넣지 말고 승인된 보관 수단을 사용합니다. 확인 기록은 점검 날짜와 결과만 남겨도 다음 회차 비교에 도움이 됩니다.